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タスク・業務整理に役立つフレームワークGTD

業務整理に役立つフレームワークGTD

こんにちは!ひらめき編集部の宮田です。本日は業務やアイデア、やりたいことなんかが頭の中にたくさんあって散らかり気味な人にオススメのフレームワーク「GTD」についての投稿です。

本記事の作成にあたり、著書「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を参考にしています。
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GTDについて

GTDとは?

GTDとは、デビッド・アレン氏が提唱したタスク管理手法で、「Getting Things Done」の頭文字を取ってGTDと呼ばれます。

日々様々な情報や思考が頭の中に溢れてきます(例えば今この文章を読んでいるこの瞬間にも、頭の中に何かが浮かんでいる)。

頭の中にある「気になること」が、曖昧な状態で放置されているとストレスが増大し、負担となります。GTDを用いることで、頭の中に浮かんでいることの具体化、整理、管理を行うことによって抜け漏れなくアクションを起こし、今やるべきことに集中することができます。

GTDでは上図のようなフローを用いて、情報を整理していきます。以下でもう少し部分的な情報について触れていきます。

頭の中の「気になること」を書き出しインボックスに入れる

GTD活用の最初のステップは、頭の中にある気になることを全て収集すること。仕事上の気になること、プライベートで気になっていることなど。あらゆるジャンル、規模の項目について漏れなく書き出すのがポイント。

GTDではこの「気になることを一時的に保管しておく場所」のことを「インボックス」と呼びます。メモ用紙やノート、付箋、電子メモ、アプリなど、アナログ・デジタル問わず、自分に合うツールをインボックスとして活用します。

これは何か?を具体的に考える

インボックスの中に入れた項目に対し、その項目について何をしなければいけないのか?を明確化する作業がこのステップです。

アイデアや依頼された業務について、何を考えれば良いのか分からない抽象的な状態で放置していると次に進めないため、各項目に関する5W2Hを定めるイメージですね。

行動を起こすべきかを考える

次に、具体化された項目について、行動を起こすべきかどうかの判断を行います。Yes、行動を起こす必要がある場合は次のステップへ。

Noの場合は下記の3つに分類します。

【ゴミ箱】
必要のないもの

【いつかやる/多分やるリスト】
今やる必要はないが、いつかやる必要の出てくる可能性があるもの

【資料フォルダ】
参考情報として必要になる可能性のあるもの

次に起こすべき行動が一つに絞られているかを考える

行動すべき場合、その行動が一つに絞られていれば次のステップへ。

複数の行動を行う場合、一度「プロジェクトリスト」に収納します。GTDにおける「プロジェクト」は下記のように定義されます。

GTDにおけるプロジェクト
1年以内に達成可能で、複数の行動ステップが必要な「望んでいる結果」

プロジェクトリストはプロジェクトを管理するフォルダであり、このフォルダ内でプロジェクトを達成するための行動ステップを一つ一つ分解します。

2分以内(すぐ)にできることかどうかを考える

具体的になった行動項目について、すぐに実行できる場合はその瞬間に実行します。すぐには実行できない項目の場合は、次のステップに送ります。

自分でやるべきか他者に振るべきか(振る必要があるか)を考える

すぐには実行できない行動項目のうち、自分一人で実行が可能なのか田舎を判断します。自分一人で次の項目へ移行し、自分一人では実行できない場合は連絡待ちリストへ入れます。

アクションを起こすべきタイミングが特定できるか

今はすぐにできず、一人で実行できる項目のうち、実行する日付が未来に特定できる項目はカレンダーへ。日付が特定できないものを次にとるべき行動リストへと移行します。

おわりに

以上、業務整理に役立つフレームワークGTDについてでした。今回はひとまずGTDのフローを書き出した状態にあります。実践するにあたり、今後もう少し彫り込んだコンテンツを追加していきたいと思っています。

なお、本記事は下記の書籍を参考にしながら作成しています。GTDについて深く知りたい、という方はチェックしてみてください。

参考書籍全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

それでは、本日もここまでお読みいただきありがとうございました。よければこちらも合わせてお読みください♪

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