企画書作成に使える無料テンプレート一覧

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

こんにちは!ひらめき編集部です。今回はイベントの企画をまとめるための、イベント企画書に関する書き方の投稿です。

キャンペーンや展示会などなど、イベントの企画を立てて提案したい。でも、企画書に何を書けば良いのか分からない。という方は参考にしてみてください。

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イベント開催のメリット

攻めのアプローチができる

イベント企画には、「待ちではなくこちらかせ攻めのアプローチができる」というメリットがあります。そこで、どのような顧客(または見込み客)にアプローチしていくのか?について、具体的に設計しておく必要があります。

どのようにターゲットを設定すれば良いのか?を考える際に使えるフレームの例を下記に紹介しています。

アプローチする先を設計する

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

例えば上記の様な利用金額(単価)と利用頻度で顧客のマトリクスを作成するパターン。

目的としては、「利用頻度は少ないけれども単価の高いお客様」が来店するキッカケになるようなイベントをつくる。であったり、利用頻度は高いけれど単価の高いお客様に対して、次のステップに踏み込んでもらえる様なイベントをしよう。などが考えられます。
 
イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

あるいは例えば、心理段階でフィルターをかけ、特定のポイントで止まっている見込み客に向けてイベント企画を立てるという場合もあります。

比較検討段階で止まっているターゲットに対して、体験型のイベントなどを企画して実際に利用してもらう、そして商品サービスの利用へと繋げていくというものです。

上記の例はあくまでイベント企画の狙いのほんの一例にすぎませんが、ここで重要なことはきちんと狙いを持ってイベント企画を打つことです。

ただ開催するだけのイベントでは結果が出ません。狙いを明確に持って、イベント企画に挑みましょう。以下では、イベント企画書作成の構成例を紹介していますので、参考にして作成してみてください。

イベント企画書の書き方

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

今回は上記の様なフォーマットをベースとして、イベント企画書の書き方について触れていきます。パワポデータをダウンロード可能ですので、実際に編集しながらご活用ください。

テンプレートイベント企画書

ターゲット

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

この企画で「誰に」「何を」届けるのか、の「誰に」の部分。イベント企画の実施によってアプローチしたいターゲットを設定します。

※ぼやっとしたイメージではなく、既存顧客の中のどのような層なのか、新規顧客の場合はどのようにアプローチするターゲットなのか、具体的に書き出します。

コンセプト

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

ターゲットへどのような価値を届けるのか?というコンセプトを設定します。

狙いと目的

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

イベント企画を通じて何を達成したいのか、という目的や狙いを設定します。

目標設定

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

狙いや目的に沿った目標を設定します。目標設定は定量的に設定するのが良いでしょう。指標としてはイベント参加者数、クーポン利用者数、アンケート回答者数、購入者数、お問い合わせ数などが該当します。

イベント概要

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

ターゲット、コンセプト、狙い・目的、目標を満たすイベントの内容を設計します。イベントタイトルやキャッチコピー、日時、タイムテーブル、イメージ写真、会場図など、企画書を使用する目的に応じて概要を記載します。

テンプレート

上記の4項目を一枚のシートに落としたものが下記のイベント企画書テンプレートとなります。下記の構成はイベント企画書の一つの例となります。パワーポイントデータをダウンロードいただけますので、目的に応じて編集してご活用ください。

テンプレートイベント企画書

イベント企画書に合わせて用意したい資料

なお、上記のイベント企画シートの他、実際にイベント企画書を作成するにあたり、あると良いページのテンプレートを下記に紹介させていただきます。企画書制作に割ける時間とのバランスを見てご活用ください。

ツール設計書

イベント企画の運営において必要となるツールの設計書となります。イベントが実際に動き出すためにはツールが必須となり、ツールの仕様を考えることでイベント企画の具体化にも繋がります。

ツール一覧表

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

イベント企画の準備、広報、実施、事後フォローなどの運営において必要となるツールの一覧表のテンプレートです。

ツール概要書

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

一つ一つのツールに関する概要を記入するシートです。イベント前、イベント中、イベント後、という時系列のほか、ターゲットの心理段階に応じて各ツールの使用シーンをイメージして設計します。

テンプレートツール設計書テンプレート

収支表

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

イベント企画の運営に必要となる金銭的コストを整理します。イベントには細々とした費用が必要となってきますので、あらかじめ一覧にしておくとコスト感が分かりやすくなります。

イベント参加費やスポンサー料などの収入がある場合は、ここで合わせて計算しておくと良いでしょう。

テンプレート収支表

スケジュール

企画には日付が入ってこそ実現が可能。イベント企画の場合は、イベントの日付から逆算して準備するものが多数ありますので、スケジュール設計は欠かせません。

下記の「ガントチャート」に業務一覧と共に落とし込むと良いでしょう。

ガントチャート

イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレート

スケジュールに基づいて役割分担を行い、各業務の動きを把握するための資料がガントチャートです。

複数人が運営に関わる様な場合は、役割分担がきちんとできているかどうかはイベント企画の結果に直結するので、ここは丁寧に作成・共有したいところです。

テンプレートガントチャートテンプレート

おわりに

以上、イベント企画書(催事企画書)の書き方・構成とテンプレートについてでした。イベント企画を実施するとコストがかかります。きちんと顧客育成という観点から明確な目的を持って企画、運営できるようにしましょう。

なお、イベント企画書に盛り込む資料とは別途、イベント企画を運営していく上でこちらのシートなども合わせて活用してみてください。

関連記事イベント企画で使える備品管理表テンプレート

それでは、本日もここまでお読みいただきありがとうございました。今回ピックアップしたフレーム以外のテンプレートは下記のページよりダウンロードください。

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