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やりたいことがあるのに忙しいくてできない?→87%の仕事はあなたでなくてもできるって知ってた?

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こんにちは。ひらめきEXを運営しております、(株)アンドの宮田です。

最近、自社・クライアント企業様ともに、「やりたいことがたくさんあるのだけど、目の前の業務に時間をとられるせいでなかなか次に進めない!」というジレンマに出会います。

本日は「やりたいことがあるのに忙しいくてできない?→87%の仕事はあなたでなくてもできるって知ってた?」というテーマのもと探究してみたいと思います。
 
 
 
はじめに、筆者である僕自身を例として、普段どんな業務を担っているか?を可視化するということを考えてみたいと思います。

皆さんも手元に紙やノートがあれば書き出して、パソコンやスマホしかなければメモアプリにでも「普段自分が担っている業務」を書き出してみてください。

難しいことは考えずにバッと書き出していただいて大丈夫です。

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(5分経過)
 
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できました!!!
 
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うっぷ・・・・。可視化するとめまいが・・・。
(これで全部ではないと考えると気が遠くなります。)
 
 
できる人なら、これを全部やりきる!というスキルと体力、根気を発揮してきそうですが、それでは「本当にやりたいこと」「本当にやるべきこと」に着手できなくなる可能性がありますよね。(特に中小企業の経営者の場合、かなりネックなポイント)

仕事の本質は減らすことにあり。という言葉もありますし、以下ではこの「目の前の業務が溢れている」状況を打開するための方法について触れていきたいと思います。
 
 
 

あらゆる業務は3種類に分類できる。

では、目の前の溢れる業務を整理していくために何から始めれば良いのか?について考えてみたいと思います。

ここで重要となる問いが「その仕事はあなたでないとできないのか?」という問い。皆さんも書き出した自分の業務を見つめてみてください。これからの業務は、本当自分がやるべきものでしょうか?
 
 
電子マニュアルTeachmeBizを展開する株式会社スタディストによると、あらゆる業務は下記の3種類に分類できると言います。

感覚型

経験や知識から高度に判断する必要のある業務

選択型

一定のパターンから選択する業務

単純型

誰がやっても同じ出力になる業務
 
img1
 
 
いかがでしょうか。皆さんの手元の業務一覧も、おおよそこのような割合で分類されるでしょうか。
 
 
ここで注目したいのが平均87%が選択型・単純型の業務に分類されるということです。選択型・単純型の業務はあなたでなくてもできる業務だと考えると、10種類の業務中8〜9種類の業務は誰かに任すことができるという計算になりますよね。

今担っている業務を87%カットできる。そう考えるとこれって大きな数字ではないでしょうか?
 
 
 

定型業務は委任、外部化して時間を創出する。

 
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業務を分類する中であらわになった87%の業務。これを標準化(フォーマット化)して自分以外の誰かに委任したり、他社に外注する。これによって時間コストを削減し、新たなる付加価値創出に時間を割くことができる。というわけです。
 
やりたいことがあるのに時間がなくてチャレンジできていない!という場合は、まず「自分の業務を見える化する」→「業務を分類する」→「外部化できる業務を標準化して外部化する」→「生まれた時間でチャンレジする」という流れを考えてみてはいかがでしょうか。
 
 
 

おわりに(セミナーのお知らせ)

以上、やりたいことがあるのに忙しいくてできない?→87%の仕事はあなたでなくてもできるって知ってた?についてでした。
 
◯で、実際どうやって委任するんだね
◯どうやって業務を標準化するんだね
など情報不足な点も多々あるかと思います。
 
この内容についてもう少し詳しく聞きたい。という場合はお気軽にメッセージいただければ幸いです。(次回の探究内容の参考とさせていただき、また記事を執筆させていただきます!)

また、本記事の内容を含んだ「生産性向上」のためのセミナーを開催する予定となっております。

場所は兵庫県姫路市、時は2016年11月29日です。ご関心いただける方はぜひご参加ください。
詳細・お申し込みはこちらから(Facebookにリンクします)

◯やりたいことがあるのに時間がない
◯これまでのマンパワーからチーム力へとシフトしていきたい
◯組織改革にチャレンジするも習慣定着しなくて悩んでいる
◯標準化・マニュアル化を検討している

といった方におすすめです。

それでは、本日もここまでお読みいただきありがとうございました。

★業務分類の際に、フレームがあった方が便利!というかたがいらっしゃいましたら、下図のPDFデータを添付させていただきますので、ご自由にお使いください。(画像クリックでダウンロードできます。)
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