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会議を有効に活用する!アジェンダの構成例とテンプレート掲載

会議を有効に活用するためにはアジェンダの作成がポイント

こんにちは!ひらめき編集部の宮田です。本日は会議を有効に活用するために用いられる「アジェンダ」についての投稿です。

目的なくグダグダと時間を費やすだけの会議は諸悪の根源。生産的な会議を行うため、会議の担当者やファシリテーターとなる方なんかはチェックしてみてください。

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アジェンダとは

アジェンダの意味

アジェンダ(agenda)とは「(検討すべき)課題」という意味合いを持ち、会議におけるアジェンダは「議題」を意味します。いつどこで誰が何について話をするのか?という、会議における5W2Hを整理した資料のことですね。

アジェンダを作成する意義

論点が明確になる

アジェンダを作成するメリットはいくつかありますが、まずはこの「論点が明確になる」ということです。何について話すかが決まっていないのと議論が発散してしまったり、喋り好きが喋って終わり…みたいなことになりがちです。

事前に論点が整理されていることで、限られた時間の中で一つの結論を出すべく、必要な議論を行うことができます。

各メンバーが事前に何を準備すれば(考えておけば)良いかが明確になる

そして、論点が明確になっていることで、会議に向けて各メンバーが何を考えてくれば良いのか、どのような情報や物を準備してくれば良いのかが明確になり、会議のスピードが上がります。

アジェンダを作成する

アジェンダの構成例

では実際にアジェンダをどのように作成すれば良いのか?について。会社によってアジェンダに記載する項目が少しずつ違ったりしますが、ベースとしては下記のような項目が挙げられます。

アジェンダの構成例

  • 会議名
  • 参加者
  • 実施日時
  • 場所
  • 議題
  • 資料
  • 備考
  • これらの項目をWordやパワポ、エクセルなどでフォーマット化して使用されます。「議題」にあたる部分にその会議で話し合いたい項目を書き出し整理します。

    この時、議題としてピックアップした項目それぞれに対して、どれくらいの時間で結論を出すのか?という時間も合わせて記載しておくのがオススメです。

    アジェンダのテンプレート

    ↑アジェンダのイメージ例。上記フレームのパワーポイントデータを添付させていただいておりますので、目的に応じてご活用ください。

    テンプレートアジェンダ

    アジェンダは会議の前に共有する

    アジェンダを出すタイミングについて。会議を行う日の直前に出すのも出さないよりはマシですが、会議の数日前にメンバーに周知、抜け漏れがあればフィードバックをもらうという形で使用します。

    おわりに

    以上、会議を有効に活用する!アジェンダの構成例とテンプレート掲載についてでした。ひらめきEXでは今後、会議の手法や役立ちツール、ファシリテーションに関するノウハウなどについても配信していきます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします!

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