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タスク管理でまず押さえたい「誰が・いつ・何をするのか」の3点【ビジネスフレームワーク】

こんにちは!ひらめき編集部の宮田です。本日はビジネスシーンはもちろん、プライベートも含めたあらゆる場面のタスク管理で押さえておきたい「誰が・いつ・何をするのか」についての投稿です。

ビジネスシーンでは、誰が何をするのか、それをいつまでにするのか(期限)を確認し、管理することがタスク管理を行ううえで必須ですよね。とはいうものの、なかなか難しく、おろそかになってしまう要素でもあります。今回は改めて、これらの要素についてチェックしてみましょう。

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タスク管理に必須の「誰が・いつ・何をするのか」

誰が(Who)

一つ一つのタスクを誰が実行するのかを確認します。個人なのか、チームなのか、タスクの「実行者」の情報を明確にするということですね。プロジェクト管理の手法中では「実行者」のほか「実行責任者」などの呼び方をされることもあります。

いつ(When)

タスクをいつ実行するのか、いつまでに完了するのかといった時間的要素を確認します。タスクの締め切りが設定されていないものは、うやむやになってしまう可能性が高いので、締め切りをまず設定します。また、他者からタスクを引き受ける場合は、締め切りを確認しておくことが重要です。

何をするのか(What)

タスクの内容を明確に設定します。例えば「チラシ作成」と定義するだけでは抜け漏れが生じたり、メンバー間の認識がバラついたりしますので、タスク一つ一つの内容が必要なレベルまで具体化されていることが重要です。

情報を落とし込む方法論としてのガントチャート

ここまで誰が・いつ・何をするのか、という3つの要素について触れました。これらの要素はビジネスシーンにおいて常に意識しておきたい要素です。これをもう少しノウハウ的に落とし込んだ手法の一つとして、ガントチャートがあります。

ガントチャートとは、タスクの一覧を実施の流れに沿って整理し、各タスクの担当者・実行のタイミングを図式化する手法です。本記事の中で触れた「誰が・いつ・何をするのか」を可視化する上で役に立つ考え方ですので、よければ合わせてチェックしてみてください。

関連記事ガントチャートの無料テンプレート配信

6W2Hを押さえてより正確なタスクの情報を掴む

本記事の中では「誰が・いつ・何をするのか」の3つの要素をピックアップしてきましたが、より正確な情報を押さえるために「6W2H」を意識するのも良いですよね。Who・When・Whatに加え、Why・Whom・Where・How・Howmuchを合わせた計8つの要素を考えるフレームワークです。詳細は下記の記事を参考にしてみてください。

関連記事【企画立案】思考整理の原点は6W2H!

おわりに

以上、タスク管理でまず押さえたい「誰が・いつ・何をするのか」の3点【ビジネスフレームワーク】についてでした。タスク管理は個人・組織ともにそれぞれのレベル感において必須のスキルですね。今後も、タスク管理の方法論についてピックアップしていきたいと思っております。

それでは、本日もここまでお読みいただきありがとうございました。下記の記事もぜひ合わせてチェックしてみてください。

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